ePisma: morda zadnji korak do brezpapirnega poslovanja

Z uporabo ePisem znižate stroške in poenostavite pošiljanje pomembnih poslovnih dopisov, ki jih sedaj zaradi zanesljivosti dostave pošiljate priporočeno, v fizični obliki.

Zakonodaja in tehnologija nudita že vse, kar je potrebno, da lahko v celoti poslujemo brezpapirno, ne glede na to ali gre za notranje ali zunanje poslovanje. V resnici sploh ni več pametnega razloga, da bi v podjetje sploh še prišel papirni dokument, ki je kakorkoli povezan z delovanjem. Pri tem ne gre samo za dokumente, ki so posledica poslovanja, na primer prijeti in izdani računi, opomini, pogodbe, dobavnice, … gre tudi za vse dopise, ki jih pošiljajo sodišča in druge javne ustanove – uprave, agencije, zavodi…

Edini razlog, da se pri poslovanju med poslovnimi subjekti še uporabljajo papirni dokumenti je pravzaprav človeški faktor. Problem je torej predvsem v znanju in odporu do sprememb. Glede na to pa lahko pravzaprav vsak nekaj prispeva k razširjanju brezpapirnega poslovanja. Poglejmo si, kako.

Temeljno vprašanje je, ali ste pripravljeni nek poslovni dokument, ki ga običajno pošiljate v papirni obliki, poslati elektronsko. Na primer, da opomina za zapadel račun partnerju ne bi več poslali kot fizično priporočeno pismo ampak kot elektronsko. Zagotovo imate glede tega vrsto pomislekov in predvsem, ali sploh je možno poslati elektronski dokument tako, da zagotovite vse lastnosti priporočene pošiljke. In seveda tudi, kakšna je cena.

Rešitev so digitalna priporočena ePisma

Pošiljanje elektronskih dokumentov po navadni e-pošti celo ob vključeni zahtevi po potrditvi prejema pravno-formalno ne ustreza zahtevam priporočenega pošiljanja, kaj šele priporočenega pošiljanja s povratnico. Pravzaprav nima niti kakšne posebne uporabniške vrednosti, saj je potrditev prejema zgolj vljudnostna gesta.

V osnovi gre za to, da z uporabo navadne e-pošte nimate verodostojnega podatka, ali je bila pošiljka res poslana, kdaj je bila prevzeta in kdo jo je prevzel. Rešitev je pošiljanje digitalnih priporočenih e-Pisem, ki predstavlja digitalno različico pošiljanja priporočenih fizičnih (papirnih) pisem.

Storitev ePismo je usklajena s slovensko zakonodajo, pri čemer lahko takšno pravno veljavno ePismo pošljete iz kateregakoli odjemalca elektronske pošte (Microsoft Outlook, Gmail, Yahoo! Mail, Apple Mail, Mozilla Thunderbird, …). Preprosto sestavite e-poštno sporočilo, kot običajno in mu pripnete želeno priponko, na primer dopis v Wordu ali PDF. Vse, kar morate še narediti je, da mu dodate elektronsko znamko. Slednjo dobite na spletni strani postar.eu, v zavihku Pošlji ePismo. Na voljo imate več elektronskih znamk: za navadno pošiljanje, ki je brezplačna (pa še vedno omogoča sledenje prejemu), za priporočeno ePismo (s povratnico) ter za priporočeno ePismo po ZUP. Pošiljanje digitalnega priporočenega ePisma je zelo enostavno, kar nazorno prikazuje ta video.

TOP 5 koristi pošiljanja digitalnih priporočenih ePisem

Poglejmo nekatere glavne poslovne koristi pošiljanja ePisem, ki pošiljanje poslovne pošte rišejo v čisto novi podobi.

1. Pravna veljavnost – Vsa ePisma, izdana prek sistema PoštAR, imajo enako veljavnost in dokazno vrednost kot fizična priporočena pisma in papirni dokumenti. Storitve vročanja digitalnih ePisem so skladne z različnimi zakonskimi okviri, kot so ZEPEP (Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu), ZVOP (Zakon o varstvu osebnih podatkov), ZUP (Zakon o splošnem upravnem postopku), ZPP (Zakon o pravdnem postopku), ZKP (Zakon o kazenskem postopku) ter z drugo področno zakonodajo.

2. Ugodna cena – Elektronska znamka za digitalno priporočeno ePismo (s povratnico) stane samo 0,46 eur z vključenim DDV v primerjavi z 2,27 eur za najcenejšo varianto fizičnega priporočenega pisma (za primerjavo si oglejte cenik poštnih storitev v notranjem prometu).

3. Zanesljivejša dostava – Cena je tako ugodna, da e-pisma enostavno uporabite za bolj zanesljivo dostavo različnih dopisov, ki ste jih doslej zaradi prihranka pošiljali po navadni pošti. Poslovni dopis lahko namesto tiskanja in pošiljanja po navadni pošti enostavno pošljete kot PDF priponko priporočenemu ePismu za vsakega boste imeli popolno informacijo kdo in kdaj je prevzel pošiljko in to po nižji ceni kot stane znamka A.

4. Učinkovita priprava pošiljke – Razen elektronske znamke ni nobenega drugega stroška, kot recimo pri fizičnih pismih (papir, tiskanje, kuverta, potni stroški za obisk poštne poslovalnice). Poleg tega ga pripravite hitreje, kot fizičnega in pošljete kar s svojega računalnika, ne da bi zapustili delovno mesto. Prihranjen delovni čas lahko porabite za koristnejše stvari.

5. Pošiljanje od kjer koli in kadar koli – ePismo lahko pošljete kadarkoli, 24 ur na dan, 7 dni v tednu, ter sami določate način, datum in uro vročitve ter rok prevzema. Celoten postopek pošiljanja je enostaven in voden, tako, da ne morete narediti napake.

Če dvomite v ustreznost digitalnih priporočenih ePisem na strani sprejemanja naj vas pomirimo. Prejemniki takšnemu načinu zelo naklonjeni, saj tudi njim prinašajo vrsto koristi. Digitalna priporočena e-Pisma enostavno prejmejo na svoj uradni e-poštni naslov in prevzamejo brez čakanja na poštarja ali obiskovanja poštne poslovalnice. Ker so dokumenti v elektronski obliki preprosto zavedejo v svoj sistem za vodenje prejete pošte ali varno elektronsko shranijo. V kolikor pa si želijo fizične različice, pošiljko skupaj s priponko enostavno natisnejo in shranijo v registrator.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on facebook
Facebook
Share on email
Email

Izberite prave storitve in rešite za vaše izzive

E-novice

Prijavite se na Posita e-novice in ostanite obveščeni o naši ponudbi, storitvah, nasvetih, aktualnem in trendih iz sveta IT.