V današnjem digitalnem obdobju se občine srečujejo z izzivom, kako izboljšati učinkovitost in kakovost svojih storitev. Občine, ki so se odločile za digitalizacijo procesov, so postale bolj prilagodljive, varčne in bolj dostopne za svoje prebivalce.
V nadaljevanju so predstavljeni različni vidiki in koristi digitalizacije v občinskih upravah, s čimer se lahko prispeva k boljšemu upravljanju dokumentov in storitev na lokalni ravni.
- Varčevanje z viri: digitalizacija zmanjša uporabo papirja in stroške, povezane s tiskanjem, shranjevanjem in upravljanjem papirnatih dokumentov. Poleg tega se zmanjša potreba po ročnem vnašanju podatkov, kar prispeva k zmanjšanju napak in časovnemu prihranku.
- Hitrejši dostop do informacij: informacije se shranijo v digitalni obliki in so hitro dostopne prek računalnikov ali mobilnih naprav. To pomeni, da lahko občinski uslužbenci in prebivalci hitro poiščejo in uporabijo potrebne dokumente.
- Večja učinkovitost procesov: z uvedbo digitalizacije lahko avtomatiziramo rutinske naloge, kar vodi v večjo učinkovitost in zmanjšanje napak. Na primer, avtomatiziramo lahko sprejem prošenj za gradbena dovoljenja ali izdajo različnih dokumentov, kar pospešuje postopke in zmanjšuje administrativne obremenitve.
- Višja stopnja varnosti in zaščite podatkov: z digitalizacijo se vzpostavijo strogi varnostni protokoli, kar preprečuje nepooblaščen dostop do občutljivih informacij. To je pomembno pri občinskih upravah, ki hranijo osebne podatke svojih prebivalcev.
- Boljša povezanost z državljani: digitalizacija procesov omogoča bolj neposredno komunikacijo med občani in občinsko upravo. Spletni portali, elektronska pošta in druge digitalne platforme olajšajo interakcijo in povratne informacije.
- Odpornost na nepredvidene dogodke: z digitalizacijo lahko bolje načrtujemo in vzdržujemo načrte za obvladovanje nepredvidenih dogodkov, kot so naravne nesreče ali izguba dokumentov. Digitalni dokumenti so lahko varno shranjeni na več lokacijah.
S ponudbo storitev Posita smo pomagali občinam pri digitalizaciji dokumentov in poslovnih procesov, kar jim prinaša številne prednosti. Občina Izola je uvedla digitalizacijo prejete pošte in na ta način prihranila čas in denar ter izboljšala kakovost svojih storitev. Občina Kamnik je uvedla certificirano varno hrambo digitalnega gradiva, s čimer je povečala učinkovitost in sledljivost svojih dokumentov ter zagotovila skladnost z zakonodajo. Z našo ponudbo Posita sodelujemo tudi na projektu uvedbe dokumentnega sistema Krpan v javni upravi, med drugim tudi na upravnih enotah. Imamo znanje in izkušnje, da lahko občinam, ki so enako kot javna uprava podvržene delovanju skladno z Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP), uvedemo dokumentni sistem.
Občine, ki so se odločile za digitalizacijo dokumentov in procesov, so doživele resnične koristi v smislu večje učinkovitosti, varčevanja z viri in boljše storitve za svoje prebivalce. Digitalizacija ni več le prihodnost, ampak nujnost, ki prinaša številne pozitivne spremembe na lokalni ravni. Z nenehnim napredkom tehnologije bo ta trend še naprej rastel, to pa bo omogočilo občinam, da dodatno izboljšajo svoje delovanje in povečajo zadovoljstvo svojih prebivalcev.
Spoznajte in implementirajte naše rešitve za digitalizacijo vašega poslovanja.
Za več informacij kontaktirajte:
- Simon Golob, strokovnjak za storitve digitalizacije
- 041 507 835
