Novo normalno odkriva, da je možno oddaljeno, od doma, izvesti večino režijskih opravil, torej večino administracije. Na sedežih podjetja so namreč v času izrednih ukrepov ostajali predvsem zaposleni na tistih delovnih mestih, ki so bila neposredno povezana z izvajanjem osnovne dejavnosti, denimo proizvodnja, storitve in zaposleni, ki se ukvarjajo s prejemom vhodne pošte. Ali je možno, da se izpraznijo tudi njihovi stoli?
Po tem, ko smo v samo nekaj dneh usvojili delo od doma, ko smo se lahko vse dogovoril in naredili preko računalnikov, je ostal samo še en otok vsakodnevnih delovnih postopkov, ki se ga nikakor ni moglo prenesti v oddaljeno obliko. In to kljub temu, da je že vrsto let možno delati drugače.
Gre za dokumente, ki v organizacijo pridejo po navadni pošti. Za prejem in obdelavo teh dokumentov je bila potrebna fizična prisotnost najmanj v vložišču oziroma glavni pisarni. Odgovorni zaposleni so morali še vedno prevzemati pošto na poštnih uradih ali jo dvigovati iz poštnih nabiralnikov. V številnih podjetjih so prejete dokumente kopirali in jih pošiljali prejemnikom na domače naslove, nekje so zasilno uvedli skeniranje in pošiljanje elektronskih kopij po e-pošti. Nekoliko bolje je bilo v tistih organizacijah, kjer so že uporabljali dokumentni sistem in prejeto pošto skenirali – večinoma vsaj prejete račune. V veliko primerih pa so se morali pregledovalci in potrjevalci dokumentov občasno zglasiti v podjetju in opraviti svoje zadolžitve.
Je tudi vas bolj bolela glava zaradi papirnih dokumentov kot korone?
Izredni ukrepi so pokazali vse omejitve pa tudi stroške in nepotrebna opravila, ki se izvajajo zaradi prejema papirne pošte. Marsikdo se je vprašal, kaj nam je tega sploh treba, če vemo, da vsi dokumenti nastajajo elektronsko in kljub temu, da je na voljo vsa zakonska podpora za popolnoma brezpapirno medpodjetniško poslovanje.
In res. Pravzaprav papirno poslujemo samo v zunanjih procesih, pa še tam se papirni dokumenti počasi umikajo. Dober primer je nabavni proces, kjer imamo že vrsto let standardne elektronske dokumente, na primer naročilnico, dobavnico in račun. No, vsaj račune večinoma že prejemamo elektronsko, če že ne prek sistemov e-izmenjave pa vsaj po e-pošti. Vendar se veliko dokumentov, predvsem tistih, za katere verjamemo, da so pomembni, na prime pogodbe, izterjave, dopise za različne zadeve … pošilja še vedno v papirni obliki! Kljub temu, da sta elektronska in papirna oblika zakonsko povsem izenačeni in čeprav vemo, da to ustvarja neposredne stroške in predvsem ogromno ročnega dela.
Kljub zakonsko povsem izenačeni elektronski in papirni obliki, še veliko pomembnih dokumentov pošiljamo v papirni obliki, ki ustvarja neposredne stroške in predvsem ogromno ročnega dela.
Seveda je možno drugače – z digitalizacijo vhodne pošte
Ste pomislili, da bi prejeto pošto dobili v digitalni obliki, na dogovorjeni FTP strežnik, na elektronski naslov ali v poslovni informacijski sistem oziroma v dokumentni sistem? To je namreč storitev, ki jo že vrsto let ponuja Skupina Pošte Slovenije, danes pa jo izvajamo v njeni hčerinski družbi Posita.
Storitev digitalizacije vhodne pošte vam omogoča, da v elektronski obliki prejmete praktično vso vhodno pošto. Kako vam to zagotavljamo:
- postopek digitalizacije se izvede prek noči, pošta pa je lahko pri vas še pred poštarjem;
- postopek je certificiran pri Arhivu Republike Slovenije, kar zagotavlja pravno veljavnost digitaliziranih dokumentov;
- postopek je varnejši, bolj zaupen in bolj zanesljiv, kot če bi ga izvajali vaši zaposlenih z informacijsko tehnologijo na vaši lokaciji;
- digitalizirano vhodno pošto lahko takoj shranimo v akreditiran elektronski arhiv;
- papirne originale vam dostavimo enkrat mesečno na dogovorjeno lokacijo;
- v primeru, da ne želite dostave papirnih originalov, jih varnostno hranimo še tri mesece od prejema in jih potem trajno uničimo.
Čar storitve digitalizacije prejete pošte je v tem, da se popolnoma prilagodi vašim poslovno-organizacijskim zahtevam in zakonskim okvirom, ki opredeljujejo vašo dejavnost. Po drugi strani je popolnoma prilagodljiva in povezljiva z različnimi informacijskimi sistemi, ki jih že uporabljate.
Trenutno se Positi prek te storitve dnevno dostavi več tisoč digitalnih dokumentov. Cena je tako ugodna, da boste težko upravičili stroške prevoze na delo za enega zaposlenega za en teden! Preverite!
