Obseg papirne prejete pošte še vedno mori vodstva in zaposlene v lokalni samoupravi. Rokovanje in shranjevanje prejete papirne pošte je časovno potratno in podvrženo napakam, podobno stanje je tudi na strani izhodne pošte. Postopki, kjer se uporablja papirna pošta so zamudni in ustvarjajo razmeroma visoke stroške. Nekatere občine so obvladovanje papirne pošte že razrešile, druge ga imajo na vrhu prioritet, tretje pa še spremljajo dogajanje pri “sosedih”.
V podjetju Posita smo prišli županom, direktorjem občinskih uprav ter občinskih in medobčinskih javnih služb nasproti in kar najbolj poenostavili prehod na brezpapirne postopke pri obvladovanju vhodne in izhodne pošte. Nekatere občine so obvladovanje papirne pošte z našo pomočjo že razrešile, tako da so na voljo primeri dobrih praks!
Da bi odpravili še zadnje pomisleke smo oblikovali serijo kratkih, praktičnih in problemsko usmerjenih spletnih seminarjev, na katerih boste dobili odgovore na vaše ključne izzive upravljanja s papirno vhodno in izhodno pošto ter njeno varno dolgoročno hrambo.
Spletni seminarji bodo potekali:
- 24. novembra 2021: Digitalizacija prejete pošte
- 8. decembra 2021: Avtomatizacija izhodne pošte
- 12. januarja 2022: Certificirana varna hramba digitalnega gradiva
Vsi seminarji se bodo izvedli v okolju za sodelovanje Microsoft Teams. Začeli se bodo ob 13.30 uri in trajali 60 minut. Za vsak seminar vam bomo še posebej poslali podrobnejše informacije in povezavo.
Izzivi niso enostavni
Občine se pri poslovanju občinske uprave in lokalnih javnih služb srečujejo s neprestanim povečevanjem števila postopkov in komunikacije z deležniki. Vse večje notranje obremenitve še povečujejo zamudni ročni postopki, ki jih kljub uporabi digitalnih orodij ni vedno manj. Glavna vira papirnih dokumentov sta vhodna in izhodna pošta, kjer obseg dokumentacije iz leta v leto narašča in vse bolj ovira tekoče delo. Obvladovanje papirne pošte je namreč v celoti ročno in terjajo veliko časa ter angažiranosti zaposlenih. Posledice so večplastne in segajo od trajanja postopkov, napak in visokih stroškov do nezadovoljstva zaposlenih in strank.
Kako nasloviti in razrešiti izzive ob sedanjih zakonskih okvirih, razpoložljivih tehnologijah ter digitalnih rešitvah in storitvah v oblaku?
Razveseljivo je, da dobre prakse obvladovanja papirne pošte že obstajajo. Napredne občine ter službe so že uvedle certificirane digitalne storitve tako pri obvladovanju vhodne in izhodne pošte kot pri varni hrambi digitalnih gradiv, ki so predmet postopkov. Splača se vam preveriti, katere in kaj so s tem dosegle!
Na spletnih seminarjih bodo z vami delili izkušnje priznani strokovnjaki za digitalizacijo poslovanja v javnih ustanovah ter uporabniki. Tako boste iz prve roke izvedeli, kako se najbolj učinkovito lotite brezpapirnega poslovanja ter kakšne so pričakovane koristi, ki bodo prepričale odločevalce in uporabnike.
Za več informacij o spletnih seminarjih za občine se obrnite na:
- Simon Golob
- 01 476 77 62
- 041 507 835
Več informacij o storitvah na področju digitalizacije papirne pošte
Prijava na webinar žal ni več možna.
Vabimo vas, da si ogledate več informacij o storitvah podakovnih centrov ali nam pošljete povpraševanje.
