S prenosom digitalizacije prejete pošte na Posita so v podjetju Habit d.o.o. prihranili delovni čas v obsegu ur 1,5 polno zaposlenega sodelavca.
Eno najbolj prodornih podjetij za upravljanje nepremičnin Habit d. o. o. je v dobrih petih letih doseglo izjemen razvoj in se razširilo z ene na štiri poslovne enote – iz Velenja še v Celje, Koper in Ljubljano. Preskok v poslovanju je doseglo s prevzemom podjetja Metalka stanovanjske storitve, s čimer so svoj pristop pri upravljanju z nepremičninami ponudili še lastnikom stavb v Ljubljani z okolico, v Kamniku in Domžalah.
Podjetje Habit je od leta 2017 nosilec certifikata Zaupanja vreden upravnik, pri čemer v okviru celostne oskrbe nepremičnin posveča veliko pozornosti tudi upravljanju dokumentacije. Že pred leti so se zavedali prednosti brezpapirnega poslovanja, zato so uvedli dokumentni sistem s poštno knjigo ter skeniranje vhodne pošte.
“Najprej smo prejeto pošto digitalizirali sami, prek običajnih poslovnih skenerjev. Pojavljale so se praktične težave: odpiranje pošte, raznovrstnost materiala, različno speti dokumenti. Vsega se sploh ni dalo skenirati. Potrebnega je bilo veliko dela in časa, da smo papirne dokumente spravili v digitalno obliko,” je povedal Gregor Kolenc, direktor poslovne enote Celje, ki se v družbi Habit ukvarja tudi z informacijsko podporo poslovanju.
V posamezni poslovni enoti se je z digitalizacijo prejete pošte ukvarjala ena oseba, ki je za to porabila do 4 delovne ure dnevno oziroma 50 odstotkov delovnega časa. Skenirajo namreč vso prejeto pošto, od računov dobaviteljev in poslovnih dopisov do reklamnega materiala. “To spraviti v digitalno obliko, z nekimi splošnimi napravami in elektronskimi mediji, ni enostavno. Digitalizacijo prejete pošte smo zaupali podjetju Posita, ki obvladuje najsodobnejše tehnologije za zajem papirne dokumentacije,” je dejal Kolenc.
Ena ura namesto štirih
V sklopu storitve digitalizacije vhodne pošte se iz poštnega predala posamezne poslovne enote pošiljke posredujejo v podjetje Posita, kjer pošto odprejo, razpnejo in poskenirajo. Storitev je integrirana s standardnim dokumentnim sistemom za upravnike stavb Imagine iDesk, kjer je vzpostavljena elektronska poštna knjiga. Pošiljke, ki se ne odpirajo, še isti dan pošljejo naprej.
“Digitalizacija se izvaja skladno z našimi poslovnimi pravili. Digitalizira se večino pošte, ki se shranjuje v oblak za posamezno poslovno enoto. V digitalni obliki dobimo prek 90 odstotkov prejete pošte,” je razložil Kolenc.
Ob skeniranju so se dogovorili za zapis od štiri do pet meta podatkov, na primer o pošiljatelju, datume ter recimo zneske na računih. Poleg tega so dokumenti tudi optično prepoznani. Tako Kolenc: “Ena bistvenih dodanih vrednosti je, da ob skeniranju vseh teh različnih pošiljk dobimo tudi zahtevane metapodatke. Z našo opremo sami tega ne bi mogli pridobiti. To je morda celo največji doprinos, ki ga imajo podjetja, kot je Posita.” Za posamezno pošiljko tako le še dopolnijo manjkajoče meta podatke, zato sedaj za obdelavo prejete pošte na ravni posamezne poslovne enote namesto štirih ure porabijo le še eno uro dnevno.
"S poslovnim partnerjem Posita smo vedno sproti rešili vsak problem. Vse je bilo enostavno dogovorjeno, hitro so znali najti rešitev in nam nudili pomoč in podporo.”
