Vsem je jasno, da je digitalizacija poslovanje neizogibna. Pa vendar, ste se že vprašali, kaj vam preprečuje, da bi poslovali povsem digitalno?
Če se ozremo proti zakonodaji, vidimo, da se lahko vse storitve izvajajo v celoti digitalno – celo notarske! Dejansko lahko vsa podjetja in javne ustanove že vrsto let poslujejo digitalno. Če samo pogledate svojo organizacijo, hitro ugotovite, da so vsi dokumenti, ki jih uporabljate, izvorno v digitalni obliki. Seveda so še kakšni otoki poslovanja, kjer morda uporabljate papirne dokumente, na primer v proizvodnji, vendar boste zaradi ohranjanja konkurenčnosti tudi tam kmalu počistili s papirjem.
Kje je še papir?
Edini segment poslovanja, na katerega nimate veliko vpliva, je prejeta pošta. Saj veste, po navadni pošti še vedno prejemate del računov, pogodbe, priporočene pošiljke, še posebej iz upravnih in pravdnih postopkov, osebna vabila, naslovljeno in nenaslovljeno oglasno pošto … Vsak dan se nabere manjši ali večji kup takšne in drugačne papirne pošte, ki jo morate obdelati, razvrstiti, posredovati odgovornim oziroma naslovnikom ter jo ustrezno shraniti.
Pa je to vse? Če imate to srečo, da ste digitalizirali že vse notranje postopke, potem vam kot vir papirnih dokumentov ostane le še prenapolnjen papirni arhiv. Ta je še zadnja zapuščina papirnih dokumentov, ki pa se jih boste brez kakršnih koli sprememb dokončno rešili v naslednjih 10 do 25 letih.
Seveda je vedno še kje kakšna vejica ali ampak … In eden takšnih »ampak« je kadrovska dokumentacija, ki jo morate hraniti ves čas poslovanja. Torej je situacija takšna, da še vedno v podjetje prihajajo papirni dokumenti in precej dokumentov morate še lep čas hraniti v izvorni – papirni obliki. Vse zgleda, da bodo papirni dokumenti pri vas še dolgo, nekateri za vekomaj! Kaj torej sploh lahko naredite?
V podjetje prihajajo papirni dokumenti in precej dokumentov morate še lep čas hraniti v izvorni – papirni obliki.
Poskrbite, da v podjetje pridejo samo še digitalni dokumenti
Ena od rešitev, da v poslovnih postopkih preidete na prejem elektronske dokumentacije, je produkt za prejemanje in pošiljanje eRačunov. Vendar vam to ne bo rešilo vsega. Popolna rešitev je digitalizacija vhodne pošte, kjer vam zunanji ponudnik zagotovi, da vso pošto, ki ste jo do sedaj prejemali v papirni obliki, prejmete samo še digitalno!
Podjetje Posita je v Sloveniji edini ponudnik, ki vam zagotavlja digitalizacijo celotne vhodne pošte neposredno iz procesa Pošte Slovenije, torej tudi pošiljk po Zakonu o upravnem postopku. To pomeni, da dobite digitalizirano celotno vhodno pošto še isti dan, na primer navadno, priporočeno in pošto po posebnih zakonih, kot bi vam jo dostavil poštar oziroma bi jo šli iskat v svoj poštni predal. Posita vam omogoča, da digitalizirano prejeto pošto dobite neposredno v vaš obstoječi dokumentni ali ERP-sistem, lahko vam jo odloži v varno mapo na strežniku ali v dokumentni sistem, ki ga ponuja podjetje Posita. Ob digitalizaciji se vsi dokumenti opremijo z metapodatki, ki so v skladu z dogovorom med vami in podjetjem Posito. Originalne dokumente v fizični obliki vam lahko dostavimo na vaš naslov ali pa preprosto komisijsko uničimo. Podjetje Posita ima za storitve digitalizacije vhodne pošte potrjena notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije, s katerim zagotavlja, da je naša storitev digitalizacije na najvišji ravni varnosti, zaupanja in kakovosti.
Digitalizirano navadno in priporočeno pošto ter pošto po posebnih zakonih dobite v svoj sistem še isti dan, kot bi vam jo dostavila Pošta Slovenije.
Posebna prednost Positine digitalizacije vhodne pošte je ta, da ne zahteva dolgotrajne uvedbe, ampak jo lahko vzpostavite že v nekaj dneh! Preverite.
Digitalizirajte svoj papirni arhiv!
Ste se kdaj vprašali, koliko stroškov vam ustvarja papirni arhiv? In koliko izgube časa in oportunitetnih stroškov ustvarja zamudno iskanje po papirni dokumentaciji? Ste pomislili na to, kako izpostavljen je papirni arhiv različnim naravnim nesrečam in človeškim napakam? Ko daste vse to na skupni imenovalec ugotovite, da je digitalizacija papirnega gradiva še kako smiselna in gospodarna poteza.
Vsekakor imate v vašem papirnem arhivu množico občutljivih dokumentov z osebnimi in zaupnimi poslovnimi podatki. Zato potrebujete rešitev, ki bo varna in vredna zaupanja, od samega zajema in pretvorbe v digitalno obliko do dolgoročne hrambe ter uničenja papirnih originalov oziroma digitalnih dokumentov po preteku veljavnosti. V Positi izvajamo zakonsko skladno digitalizacijo papirnega arhiva, za katero imamo potrjena notranja pravila pri Arhivu RS. Arhiv digitaliziramo v skladu z vašimi pravili in klasifikacijskim načrtom, digitalne dokumente pa lahko v nadaljevanju bodisi posredujemo v vašo hrambo digitalnih dokumentov ali v varno hrambo Pošte Slovenije, ki je certificirana s strani Arhiva RS za dolgotrajno hrambo digitalnih dokumentov.
Potrebujete rešitev, ki bo varna in vredna zaupanja, od samega zajema in pretvorbe v digitalno obliko do dolgoročne hrambe ter uničenja papirnih originalov oziroma digitalnih dokumentov po preteku veljavnosti.
Digitalizacijo papirnega gradiva so nam zaupale številne organizacije, od finančnih inštitucij, avtomobilskih, gradbenih in farmacevtskih podjetij do ustanov s področja državne in lokalne uprave, šolstva in zdravstva.
Preverite, kako se v najkrajšem možnem času znebite papirnega arhiva, sprostite prostor in sodelavcem omogočite učinkovito uporabo in iskanje informacij.
Preverite, kako se v najkrajšem možnem času znebite papirnega arhiva, sprostite prostor in sodelavcem omogočite učinkovito uporabo in iskanje informacij.
Za več informacij kontaktirajte:
- Simon Golob strokovnjak za storitve digitalizacije
- 041 507 835
Kam s papirnimi dokumenti po izvedbi projekta ali zaključku poslovnega leta?
Vsekakor imate v vašem papirnem arhivu množico občutljivih dokumentov z osebnimi in zaupnimi poslovnimi podatki. Zato potrebujete rešitev, ki bo varna in vredna zaupanja, od samega zajema in pretvorbe v digitalno obliko do dolgoročne hrambe ter uničenja papirnih originalov oziroma digitalnih dokumentov po preteku veljavnosti. V Positi izvajamo zakonsko skladno digitalizacijo papirnega arhiva, za katero imamo potrjena notranja pravila pri Arhivu RS. Arhiv digitaliziramo v skladu z vašimi pravili in klasifikacijskim načrtom, digitalne dokumente pa lahko v nadaljevanju bodisi posredujemo v vašo hrambo digitalnih dokumentov ali v varno hrambo Pošte Slovenije, ki je certificirana s strani Arhiva RS za dolgotrajno hrambo digitalnih dokumentov.
